Roller og instrukser

Trener barn og ungdom

Utarbeidet av Olav Bolseth, februar 2017

Trenerne har hovedansvaret for det sportslige.

Følge NFF’s og klubbens regler som gjelder barne- og ungdomsfotballen.

Legge til rette slik at treninger er i tråd med klubbens sportsplan, herunder hospitering og differensiering.

Holde oversikt over spillerne spesielt med tanke på deres deltakelse på trening og kamper samt deres utvikling som spillere.

Holde oversikt og passe på utstyr, spesielt baller og kjegler.

Ansvarlig for å klargjøre og rydde opp ved treninger og ta med seg spillerne i dette.

Delta i trenerforum og andre samlinger som arrangeres av klubben.

Ta trenerkurs og holde seg fotball- og treningsfaglig oppdatert.

Informere foreldrene til spillerne om fotballfaglige forhold.

Alle trenerne får tilgang til treningsøkta.no, og har ansvar for å lære seg denne og benytte den hensiktsmessig for sin årgang

Ha kjennskap til hvordan NFF skademeldingsskjema (innen 2.mnd etter skaden oppstod) skal føres, veilede foreldre i hvordan skadeskjema skal føres. Sørge for å notere navn på vitner til skaden og få dommerens underskrift.

I ungdomsfotballen skal trener gjennomføre spillersamtaler en gang i året eller oftere ved behov. Her kan det være naturlig å trekke inn Sportslig Leder eller spillerutvikler om innhold og opplegg for samtalen.

Sportslig leder

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017

Sportslig leder har hovedansvaret for at klubbens sportslige arbeid utføres i henhold til NFFs retningslinjer, klubbens sportsplaner, rutiner og budsjett.

Medlem i Eik Tønsberg IF sitt styre og delta på oppsatte styremøter.

Oppdatere og sørge for at alle enheter følger opp klubbens sportsplan.

Arrangere møter i årganger og lag. Sørge for at de ulike aktivitetene i Eik IF Tønsberg gjennomføres i henhold til NFF sine regler og klubbens sportsplan.

Følge opp arbeidet til sportslige ansvarlige, og sørge for at de har et klart forhold til hva som er deres oppgaver i henhold til instrukser og sportsplan.

Legge til rette for å trekke inn trenere og lagledere fra de ulike lag og enheter i arbeidet med å utvikle klubben sportslig, samt sørge for erfaringsutveksling og kompetanseutvikling.

Sørge for at alle lag har mulighet til å gjennomføre sin sportslige aktivitet, dvs spesielt trening med kvalitet, på baner og tider som er hensiktsmessig med tanke på sportsplanen, behov, enhetstilhørighet.

Sørge for god og hensiktsmessig spillerutvikling. Bidra til differensiering og hospitering.

Vurdere utstyrsbehov for lag og enheter sammen med materialforvaltere.

Bidra med sportslig kompetanse inn i arrangementer, bistå med kampreglement, kampoppsett og juryordninger.

Rekruttere trenere og gjennomføre kontraktforhandlinger.

Sørge for et effektivt og godt samarbeid mellom alle enheter i klubben.

Delta på/arrangere møter for å sørge for arbeidsfordeling, informasjons- og erfaringsutveksling, forankring, og at sportsplanen følges opp i hele klubben.

Delta på klubbens årsmøte, og bidra til å lage årsrapport for klubben med vekt på klubbens sportslige resultater.

Nestleder

Utarbeidet av Olav Bolseth, desember 2016. Behandlet av Styret, januar 2017

Nestleder har et særlig ansvar for at det administrative og sportslige behovene i klubben samkjøres.

Sørger for at Eik Tønsberg IF sin hjemmeside oppdateres og følger opp webansvarlig med tanke på det.

Bidra til god markedsføring av klubben via aktiv bruk av ulike informasjonskanaler og sørge for at informasjonen flyter i organisasjonen.
Bidra til å sørge for at årshjulet til klubben inneholder det den bør inneholde.

Ivareta at alle i styret har oppdaterte politiattester, og følge opp dette også for resten av klubben blant annet gjennom aktiv informasjon og etablering av rutiner.

Følge opp klubbens forpliktelser for kvalitetsklubb og FairPlay klubb.

Følge opp dommerarbeidet slik at det sikrer god kompetanse på klubbdommerne, og at de mottar informasjon og utstyr, samt FairPlay.

Sørge for at årganger får startet opp på en god måte og får nødvendig informasjon om hva som må til for å fungere som en årgang.

Sørge for at arbeidet i klubben foregår strukturert og med respekt for alle enheters særegne behov og NFF sine retningslinjer.

Sørge for at alle som har roller i klubben kjenner sine oppgaver og forpliktelser, samt at arbeidet i klubben bygger opp under felleskapet og klubbens visjon, verdier og planer.

Kommunikasjon- og webansvarlig

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017

Etablere klubbens kommunikasjonsstrategi

• Nå situasjon: Lage et klart bilde av hvor vi er
• Beskrive ønsket situasjon: Etablere et klart bilde av klubbens mål.
• Tiltak

Gi tilganger og bidra til at enheter, årganger og lag oppdaterer hjemmesiden med egne aktiviteter.

• Være superbruker på løsningen, og bidra til at andre får god kunnskap om bruk av løsningen.

Etablere positiv medieoppmerksomhet om Eik IF Tønsberg.

Lage retningslinjer for enhetenes, lagenes og årgangens bruk av lukkede og åpne Facebookgrupper.

Bidra til at klubben kommuniserer ut med en stemme i det offentlige rom, og sørge for at informasjonen flyter godt internt i organisasjonen både via nettsider, eposter, facebook, mediene og også møter.

Holde hjemmesiden oppdatert og sørge for at den brukes som en aktiv informasjonskanal, og bidra til utviklingen av den.

Kioskansvarlig

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017

Deltar på relevante møter om ulike arrangementer der kiosken inngår som en inntektskilde.

Fordeler kioskvakter på årgangene før hver sesong og sender dem til lagenes årgangsleder.

Holder diverse prosedyrer, rutiner o.l oppdatert.

Legger ut prosedyrer og dugnadsoversikt på Eik Tønsberg IF sin hjemmeside.

Sørger for at det til en hver tid er nok varer i kiosken.

Har ansvaret for at alt utstyr som for eksempel slush-maskin, kjøleskap o.l er rent og i orden.

Melder fra til teamleder dersom det er behov for vedlikehold eller nytt utstyr til kiosken.

Leverer kioskoppgjør og kvitteringer ukentlig til kontoret.

Påse at leveranse av pant på flasker og vaffelbøtter utføres.

Holde det rent og ryddig både i kiosken og på lageret bak kjøkkenet.

Påser at driften av kiosken fungerer etter hensikten og i henhold til budsjett.

Oppbevarer nøkler og pengeskrin til kiosken i helgene.

Sørge for at nøkler og pengeskrin for dugnadsvaktene er tilgjengelige i henhold til oppsatt vaktliste.

Påser at kiosk åpnes og stenges ved sesongstart/slutt – rengjøring og åpning/stenging av vann.

Dugnadsansvarlig

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017

Deltar på teammøter og møter om ulike arrangementer der det er behov for dugnadskompetanse.

Lage oversikt over dugnadsplaner.

Legger ut dugnadsoversikt på Eik Tønsberg IF sin hjemmeside.

Sørger for at det til enhver tid er god balanse mellom dugnadsarbeidet i organisasjonen og god fordeling av inntekter på dugnader henholdsvis til klubbkassen og den enkelte årgang-, lag- eller enhetsbudsjett.

Melder fra til teamleder dersom det er utfordringer med å få løst oppgaver av dugnadskarakter.

Banemester

Utarbeidet av Olav Bolseth, desember 2016. Behandlet av Styret, januar 2017

Drift

Arbeidet innebærer blant annet kontroll og utførelse av:

• Såing
• Klipping
• Gjødsling
• Vanning
• Gummi på kunstgressbaner
• Brøyting
• Mål
• Annet vedlikehold, slik som for eksempel lufting av gress, er også innebefattet i ansvarsområdet.

Økonomi

Alle innkjøp skal utføres i henhold til årsmøte vedtatt budsjett og anleggsplan, og skal forankres hos styreleder.

Arrangements- og dugnadsansvarlig

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017

Medlem i Eik Tønsberg IF sitt styre og delta på deres styremøter.

Sørger for at Eik Tønsberg IF sin hjemmeside oppdateres og brukes aktivt for å informere om arrangementer.

Arrangere møter i gruppa og sørge for at de ulike aktivitetene Eik IF Tønsberg har gjennomføres hensiktsmessig også med tanke på hvilke deler av organisasjonen som skal og bør inkluderes i arbeidet.

Følge opp arbeidet til de ulike deltakerne i gruppa; dugnadsansvarlig, kioskansvarlig, webansvarlig og påmeldingsansvarlig; og sørge for at de har et klart forhold til hva som er deres oppgaver i henhold til instrukser samt opplæring og tilgang til nødvendige systemer og utstyr for å utføre sine arbeider.

Sørge for å trekke inn lagledelse og støttespillere fra de ulike lag og enheter i arbeid med arrangementer og dugnader i henhold til avtalt årshjul og avtalt roller og ansvar.

Utarbeide og oppdatere årshjul med tidspunkter, typer oppgaver, roller og ansvar.

Holde oversikt over hvilke dugnader de ulike årganger, lag og enheter utfører som bidrag til egen aktivitet slik at det ikke igangsettes dugnader som konkurrerer med hverandre eller kommer i konflikt med klubbens verdier.

Følger opp de ulike ansvarlige for arrangementer og oppgaver slik at arbeidet utføres hensiktsmessig med tanke på frister og tidligere erfaringer.

Nedsette utvalg for enkelt oppgaver/arrangementer etter behov.
Følge opp at frister for å søke om arrangementer, samt at publisering og utsending av informasjon om arrangementer gjøres i god tid og i samarbeid med NFF Vestfold.

Evaluere arrangementer og dugnader, og gjennomføre evalueringsmøter og erfaringsoverføring fra et år til et annet eller mellom deltaker i arbeidet.
Bidra til å lage årsrapport for klubben med vekt på klubbens arrangementer og dugnadsarbeider.

Anleggssjef

Utarbeidet av Olav Bolseth

Holde oversikt over anleggets vedlikeholdsbehov. Etablere planer for investeringer og vedlikeholdsbehov.

Bidra til vurdering av årlig budsjettbehov og følge dette opp underveis i året.

Holder diverse prosedyrer, rutiner o.l oppdatert.

Følge opp at alle enheter, årganger og lag benytter anlegget i tråd med vedtak og i henhold til avtale rutiner.

Vurdere utviklingsbehov og organisere arbeidet med utvikling av anlegget.

Påse at anlegget holdes i god stand, blant annet ved å arrangere to dugnader på anlegget i året.

Ha tett dialog og planlegge arbeid sammen med barnemester og «tirsdagsgjengen».

Bidra inn i dugnads- og sponsorarbeidet.

Styreleder

Utarbeidet av Catharina Schlytter-Henrichsen, juni 2017

Innkaller til styremøter og andre møter ved behov, samt sørger for at styrets behandling av saker er grundig og godt belyst.

Styreleder har arbeidsgiveransvaret for klubbsekretær.

Overordnet ansvarlig for klubbens og Stiftelsens økonomiske utvikling.

Utarbeide budsjett for enhetene og følge opp at økonomirutinene overholdes sammen med økonomiansvarlige og regnskapsfører.

Styreleder fronter dialog med andre klubber, partnere og andre interessenter der det er naturlig. Herunder uttalelser til media.

Sørge for at samarbeidet og kommunikasjonen i organisasjonen er god, og at informasjonsflyten fungerer etter hensikten.

Delta på og arrangere møter for å sørger for kunnskapsformidling, informasjonsutveksling, forankring og utvikling.

Utferdige endelig årsrapport og årsregnskap for klubben og styret.

Sørge for at årsmøte avholdes i henhold til klubbens lover, samt bidra til den praktiske gjennomføringen av møtet.

Sørge for at arbeidet i klubben foregår strukturert og med respekt for alle enheters særegne behov, NFF sine retningslinjer, kvalitetsklubbkrav og FairPlay.

Sørge for at alle som har roller i klubben kjenner sine oppgaver og forpliktelser, samt at arbeidet i klubben bygger opp under felleskapet og klubbens visjon, verdier og planer.

Lagleder

Utarbeidet av Gunhild Rui, oktober 2016 / oktober 2017 (OB)

Assistere trenerne med det praktiske rundt lagene.

Assistere årgangsleder med det administrative rundt laget.

Møte i god tid og sjekke om banen er klar før hjemmekamper og sørge for at mål er riktig plassert og sikret.

Sjekk at kampen går på riktig bane ved hjemmekamper.

Påser at kampvert er tilstede ved hjemmekamper, bærer kampvert vest og tar i mot motstanderlag og viser dem kiosk, garderobe, toalett og baner.

Levere spillelister til arrangør/sekretariat ved cuper.

Sjekke om motstanderens drakter har samme farge som våre for å vurdere behov for vester og sørge for tilgang på vester.

Holde oversikt og passe på utstyr utdelt av klubben, spesielt medisiner, vester og drakter.

Seriespill

Registrere inn resultater fra hjemmekamper på kretsen sin hjemmeside.

For ungdomsfotballen er det ikke lagleder som melder inn resultatet. Lagleder skal ha med utskrift av kamprapport, og etter kamp signeres denne av begge lagledere + dommer. Dommer tar med seg dette skjemaet og legger inn resultatet. Jeg snakket med kretsen, og om resultatet avglemmes innmeldt er det best at lagleder ringer kretsen så ordner de i dette.

Barnefotball (8 – 12 år)

Kontakte lagleder for de andre lagene i serien og avtale tid og sted for borte og hjemmekamper.

Hjemmekampene settes opp i samsvar med oppsett fra baneansvarlig.

Sende sms til dommer til hjemmekamper i henhold til liste fra dommeransvarlig, og følge dommerne til kiosken for å skrive under på kvittering for betaling. Følge med på at aktiviteten på og utenfor banen følger Fair Play regler.

Leder for avdeling

Utarbeidet av Olav Bolseth, april 2018

Innkaller til avd.møter og andre møter ved behov, samt sørger for at styrets behandling av saker er grundig og godt belyst.

Overordnet ansvarlig for avdelingens økonomiske utvikling. Utarbeide budsjett for enhetene og følge opp at økonomirutinene overholdes sammen med økonomiansvarlige og regnskapsfører.

Sørge for at samarbeidet og kommunikasjonen i organisasjonen er god, og at informasjonsflyten fungerer etter hensikten.

Delta på og arrangere møter for å sørger for kunnskapsformidling, informasjonsutveksling, forankring og utvikling.

Utferdige endelig årsrapport og årsregnskap for avdelingen og styret.
Sørge for at arbeidet i klubben foregår strukturert og med respekt for alle enheters særegne behov, NFF sine retningslinjer, kvalitetsklubbkrav og FairPlay.

Sørge for at alle som har roller i klubben kjenner sine oppgaver og forpliktelser, samt at arbeidet i klubben bygger opp under felleskapet og klubbens visjon, verdier og planer.

Daglig leder

Utarbeidet av Olav Bolseth, april 2019

Holde seg orientert om kommunens og idrettsrådets politikk og planer innenfor idrett og idrettsanlegg.

Ansvar for at klubben utvikler og etterlever gode planverk for drift og utvikling (f.eks. årshjul, klubbhåndbok, sportsplan).

Ansvar for at klubbens planverk holdes oppdatert og gjøres kjent i alle klubbens ledd, og at alle ansatte jobber mot de mål som er nedsatt i planene.

Digitalisering av prosesser knyttet til Økonomi (fakturahåndtering, baneoppsett, kommunikasjon mm,).

Ansvar for løpende oppdatering av klubbens hjemmesider og sosiale medier.

Ansvar for at det finnes et apparat i klubben som mottar nye medlemmer på en positiv og inkluderende måte.

Ansvar for å tilrettelegge for god og effektiv kommunikasjon mellom alle klubbens ledd, samt mellom klubben og foreldre/ foresatte til klubbmedlemmer.

Ansvar for klubbens daglige operative holdningsskapende arbeid innenfor fair play.

Ulike oppgaver knyttet til drift.

Årgangsleder

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017. Revidert juli 2020

Ansvar for å planlegge, gjennomføre, lede og følge opp de oppgaver årgangen har ansvaret for i henhold til aktiviteter, dugnader og andre arbeidsoppgaver som beskrevet i klubbens årshjul eller formidlet fra styret.

Være bindeleddet mellom årgangen og klubben / styret.

Gjennomføre foreldremøter for årgangen, spesielt ifm. cuper og turneringer.

Utarbeide årsrapport fra årgangen, i januar hvert år, i henhold til mal på nettsiden.

Delta på årgangsledermøter
Aktivt dele informasjon fra klubb og styre til årgangen via de offisielle kanalene våre.

Ansvarlig oppdatering og vedlikehold av informasjon for sin årgang på medlemssystemet Rubic.

Baneadministrator

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017. Revidert november 2020

Lage oppsett over treninger og kamper på klubbens anlegg.

Ha dialog med enheter, årganger og lag om treningstider, besvare mailadressen bane@fkeiktonsberg.no.

Koordinere endringer på terminlister med Vestfold fotballkrets.

Administrere synkronisering av terminlister med klubbens elektroniske løsning.

Oppdatere og vedlikeholde banefordeling i Rubic, samt besvare og vedlikeholde Facebook gruppen FK Eik Tønsberg Baneinformasjon.

Koordinere behov for gymsaler og hall med årganger og lag.

Koordinere bestilling til Tønsberg kommune av gymsaler og hall med klubbkontoret.

Vurdere bruk av anlegget sammen med sportslig leder og anleggskoordinator.

Flytte og avlyse aktivitet på anlegget som følge av vurderingen over.

Delta i relevante møter med andre støtteressurser i klubben.

Dommeransvarlig

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017. Revidert november 2020

Organiserer opplæring for nye klubbdommere og oppfriskning for de i dommerstallen.

Har oversikt over dommere og legger denne med nødvendig kontakt informasjon ut på hjemmesiden samarbeid med Daglig Leder.

Opplyse om hvordan betaling av dommere foregår, og følge opp at betalingen foregår i henhold til avtaler.

Lage dommer oppsett, inkludert bistå med oversikt over hvilke dommere som kan dømme hjemmekamper.

Publisere dommeroppsett på Facebook gruppen FK Eik Tønsberg Klubbdommere og fordele dommere på kamper i Rubic.

Følger opp at årgangene i barne- og ungdomsfotballen følger FairPlay og foreldrevett reglene.

Sette opp og følger opp dommerne også under klubbens cup’er.

Følge opp klubbdommerne slik at de har nødvendig støtte og utstyr.

Følge opp laglederne slik at de utøver sin rolle som FairPlay verter.

Delta i relevante møter med andre støtteressurser i klubben.

Økonomikoordinator

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017. Revidert november 2020

Delta på og arrangere møter om økonomi for å sørge for informasjons- og erfaringsutveksling, forankring og utvikling.

Bidra til vurdering av årlig budsjettbehov og følge dette opp underveis i året.

Holder relevante prosedyrer, rutiner o.l oppdatert.

Følge opp at alle årganger og lag arbeider i henhold til budsjettvedtak.

Følge opp økonomien for enhetene og arrangementene til enhetene.

Bidra til og/eller ta ansvar for veksel, pengeflyt, telling under arrangementene til enheten.

Sørge for gode rutiner rundt dommer kvitteringer, og andre kvitteringer ved innkjøp i forbindelse med arrangementer.

Følge opp og bidra til å utarbeide rutiner for fakturering.

Ansvarlig for å fakturere medlems- og treningskontingenter for alle medlemmer, samt veilede medlemmer og støtteapparatet ved behov.

Administrere medlemsløsningen til FK Eik Tønsberg og bidra til at denne er kontinuerlig oppdatert.

Delta i relevante møter med andre støtteressurser i klubben.

Materialforvalter

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017. Revidert november 2020

Ansvarlig for at alle enheter, årganger og lag har tilgang til nødvendig utstyr, drakter, baller, vester, kjegler, førstehjelpsutstyr og ballpumper.

Vurdere utstyrsbehovet og bestille utstyr i henhold til utstyrsavtaler og sponsoravtaler i samarbeid med daglig leder.

Ha kontroll på utleverte drakter. Sørge for innsamling og bytte mellom årgangene på vinteren, og mellom vår og høstsesong. Supplere drakter etter behov.

Bidra til en årlig vurdering av behov for innkjøp av utstyr sammen med daglig leder.

Påse at utstyrsboden er ryddig

Delta i møter med utstyrsleverandør for å følge opp deres leveranser.

Bidra inn i arrangementer og sponsorarbeidet.

Delta i relevante møter med andre støtteressurser i klubben.

Rekrutteringsansvarlig

Utarbeidet av Olav Bolseth, juni 2017. Revidert november 2020

Ansvarlig for at alle enheter, årganger og lag har tilgang til nødvendig utstyr, drakter, baller, vester, kjegler, førstehjelpsutstyr og ballpumper.

Vurdere utstyrsbehovet og bestille utstyr i henhold til utstyrsavtaler og sponsoravtaler i samarbeid med daglig leder.

Ha kontroll på utleverte drakter. Sørge for innsamling og bytte mellom årgangene på vinteren, og mellom vår og høstsesong. Supplere drakter etter behov.

Bidra til en årlig vurdering av behov for innkjøp av utstyr sammen med daglig leder.

Påse at utstyrsboden er ryddig

Delta i møter med utstyrsleverandør for å følge opp deres leveranser.

Bidra inn i arrangementer og sponsorarbeidet.

Delta i relevante møter med andre støtteressurser i klubben.

Kampvert

Utarbeidet av Pål Egeland, april 2023.

For å bidra til et godt og trygt kamparrangement skal det være minst en kampvert til stede. Kampverten har på gul vest og er synlig for alle i og rundt kampen. Oppgaven som kampvert kan gjøres på omgang blant foreldrene. Kampvertinstruksen er tydelig og konkret, og gjør dette til en overkommelig oppgave.

Før kamp:

Hente vest i kiosken, evt klubbhuset
Møte motstanderlag ved inngangen til anlegget
Vise bortelaget garderobe og tildelt bane
Ønsker begge lag og dommer velkommen
Oppfordre til fair play og positivitet under kamp
Sørge for at tilskuere står på motsatt side av lagledelsen
Vite hvor hjertestarter henger (bak kiosken)

Under kamp:

Oppfordre til positivitet blant tilskuerne Være tilgjengelig for dommeren underveis i kampen og i pausen Håndtere eventuelle uønskede hendelser i henhold til klubbens retningslinjer.

Etter kamp:

Takke begge lag / leder og dommer for kampen
Melde fra til Fair Play ansvarlig eller daglig leder i klubben dersom det har oppstått uønskede episoder før, under eller etter kamp
Levere vest tilbake i kiosk eller klubbhus