Klubb-håndbok

Klubbinformasjon

Klubbnavn: FK Eik Tønsberg (Fusjon EIK I.F Tønsberg og FK Tønsberg fra 01.01.20)

Stiftet: 14. mars 1928

Postadresse: Postboks 5, Lofs Eik, 3109 Tønsberg

E-postadresse: post@fkeiktonsberg.no

Internettadresse: www.fkeiktonsberg.no

Organisasjonsnummer:

• FK Eik Tønsberg AIL (FKET AIL) – 932 994 852
• FK Eik Tønsberg 871 (FKET 871) – 984 062 478
• Stiftelsen Eik Idrettsanlegg (SEI) – 977 151 244
• Vestfoldhallen AS (VHAS) – 912 823 342

Bankforbindelse: DNB

Medlem av: Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite

Tilknyttet: Norges Fotballforbund og Vestfold Fotballkrets

Innledning

Etter sammenslåing av FK Tønsberg og Eik IF Tønsberg i 2020 er FK Eik Tønsberg organisert som et allianseidrettslag med to organisasjoner som har eget årsmøte valgte styrer, FK Eik Tønsberg AIL og FK Eik Tønsberg 871.

I tillegg er følgende anlegg underlagt  FK Eik Tønsberg AIL, Stiftelsen Eik Idrettsanlegg og Vestfoldhallen AS.

Klubbhåndboka skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt i klubben. Den skal sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og gjøres. Klubbhåndboka er laget av styret etter innspill fra klubbens støtteapparat.

Håndboka er et arbeidsverktøy for alle medlemmer, utøvere, foreldre, styret, komiteer, utvalg, ansatte, trenere samt dommere.

Håndboka skal benyttes til å forstå og kommunisere hva som er viktig i vår klubb, hvem vi er og hvilken målgruppe vi er til for.

Klubbens visjoner og mål

Verdigrunnlag

Tradisjon

Relasjon

Ambisjon

Ny logo

FK Eik Tønsberg er en Fair Play klubb

Arbeidet organiseres i regi av Vestfold fotballkrets.

Fair Play er mer enn gule og røde kort og handler om hvordan vi oppfører oss mot hverandre, både på og utenfor banen.

Alle som har lyst til å spille fotball er velkommen og skal få et fotballtilbud i klubben sin. Ingen stenges ute, uansett sosial eller kulturell bakgrunn, kjønn, nivå, alder, funksjonshemming, seksuell orientering eller av andre grunner.

Spillere, trenere, ledere, dommere, foresatte/foreldre, besteforeldre, publikum, media og andre aktører i fotballen har alle et ansvar for å forsterke det gode fotballmiljøet. Alle har også et ansvar for å endre og/eller påvirke holdninger der en opplever episoder preget av manglende respekt og toleranse.

En Fair Play klubb har Kampvert.

Før kamp:

• Sørge for at garderober, bane og mål er i orden.
• Ønske velkommen begge lag og dommer.
• Oppfordre til at tilskuere plasseres på motsatt side av lagene og står godt utenfor sidelinjen.
• Bistå hjemmelagets trener i å avholde Fair play-møte.
• Bistå i å organisere Fair play-hilsen før kampstart.
• Ha kunnskap om hvor klubbens hjertestarter er og ha telefon for å ringe 113.

Under kamp:

• Støtte dommeren og påse at reaksjoner mot dommer er innen rimelighetens grenser.
• Oppfordre til gode og positive tilrop fra foreldre, og ta kontakt hvis det går over streken.
• Påse at alle tilskuere oppholder seg to meter unna sidelinjen.
• Oppfordre til positivitet fra trenere/lagledere både mot spillere og dommer.

Etter kamp:

• Bistå i å organisere Fair play-hilsen.
• Takke begge lag og dommer.
• Rydde rundt banen etter kampslutt.

Klubbens lover

Klubbens målgruppe (aldersklasser, lag)

Klubbens mål er å legge til rette å gi et tilbud til alle aldersklasser fra de minste som starter med fotball til og med veteranklassen. Det skal legges til rette for både de beste og for de som vil være i fotballen for gledens skyld.

Utvikling av fotballspillere med flest mulig, lengst mulig, best mulig er en målsetning.

Klubben ønsker også ha et godt klima og samarbeidsforhold med naboklubbene.

Det legges til rette for disse klassene:

• Barn 6-12 år
• Ungdom 13-19 år
• Unified
• Voksen – Damer og herrer

Klubbens sportsplan er klubbens styringsdokument for sportslig aktivitet.

Klubbens organisering

Årsmøtet

Prinsipper for styring av klubben

• Styret i klubben har overordnet beslutningsmyndighet. Dette er delegert ihht. Myndighetsmatriser, instrukser og årsmøtevedtak.
• Styret kan delegere myndighet til ansvarlig enhet, i så tilfelle skal avgjørelser fattet i enhetene offentliggjøres for klubbens medlemmer på samme måte som styrevedtak og vedtak fattet i enhetene kan overprøves av styret.
• Styret skal sørge for at alle saker er så godt opplyste og utredet at man har et godt beslutningsgrunnlag.
• Styret skal sørge for at beslutninger som fattes ut i fra en helhetlig tilnærming rundt klubbens totale utvikling.
• Klubbens årsmøtevedtatte planer skal være styrende for alt arbeid i klubben.
• Klubbens enheter har ulike behov og disse skal i varetas ved utstrakt bruk av dialog med berørte enheter før avgjørelser fattes.
• Enkeltpersoner, lag eller enheter kan ikke ta avgjørelser eller utføre arbeider som går på tvers av de årsmøtevedtatte planer eller styrevedtak.
• Styret kan ved behov for å sikre at alle har god og riktig informasjon enten sende ut informasjons e-post til alle medlemmer og/eller innkalle til åpne informasjons- eller dialogmøter for grupper av, eller alle medlemmer.
• Styrearbeid i praksis, info fra Norges idrettsforbund finnes på nettsiden til Norges Idrettsforbund.

Kontrollkomiteens rolle

• Klubbens kontrollkomite skal følge med, og opp klubbens vedtak for å sørge for at årsmøtevedtak, lover og regler overholdes i hele organisasjonen.
• Kontrollkomiteen kan be seg forelagt grunnlaget for avgjørelser dersom det kan være grunn til å vurdere lovligheten av vedtak fattet underveis i året.
• Enkelt medlemmer kan varsle kontrollkomiteen om beslutninger de mener det er grunn til at kontrollkomiteen bør vurdere lovligheten ved.
• Kontrollkomiteen skal på årsmøtet forelegge en vurdering av året som har gått med tanke på styrets overholdelse av årsmøtevedtak, lover og regler og klubbens daglige drift.
• Kontrollkomiteen skal delta på klubbens årsmøter (også ekstraordinære), og skal bidra til at årsmøter avholdes i henhold til klubbens lover og regler.
• Kontrollkomitee mottar innkalling og referat fra styremøter.
• Kun medlemmer som har betalt medlemsavgift i FK Eik Tønsberg er valgbare til kontrollkomiteen.
• Mer informasjon om kontrollkomiteens rolle finnes på Idrettsforbundets nettside.

Valgkomiteens rolle

Valgkomiteen skal foreslå kandidater til verv i FK Eik Tønsberg. Klubbhåndbok, sportsplan og rolleinstrukser skal danne grunnlaget for komiteens vurdering av kandidater. Sittende Styre skal nominere medlemmer til valgkomiteen og legge frem sitt forslag på Årsmøtet.

Viktig informasjon om rollen finnes på nettsiden til Idrettsforbundet.

Klubbens organisasjonskart

Rollebeskrivelser for alle nøkkelfunksjoner i klubben ligger som vedlegg på hjemmesiden.

Styrene i klubben

Styrets sammensetning og oppgaver

Styrets viktigste oppgaver

• Lede klubbens mål- og strategiarbeid og foreta en kontinuerlig strategisk oppfølging av rammene.
• Ha økonomisk kontroll og lede driften.
• Sørge for riktig organisering med underutvalg.
• Følge idrettens lover og representere klubben utad.
• Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utvikle gode fotballspillere.
• Forstå og legge til rette for aktivt samfunnsansvar ved at klubbens verdier etterleves i praksis.

Klubbens kommunikasjonsstrategi

Situasjon – klubbens kommunikasjon i dag

Mål – hva og hvordan ønsker vi å kommunisere?

Ved å innføre ny rolle som Daglig Leder er det fokus på å bedre internkommunikasjon, ekstern kommunikasjon, Visjon og verdier, bruk av sosiale media, media etc.

Klubbens overordnede mål skal beskrive hvor klubben skal. Målene tar utgangspunkt i klubbens visjon, verdier og virksomhetside. Hovedmål etableres på Årsmøte. Deretter i Avdelinger og utvalg, Årgang og lag. Alt skal henge sammen og være koordinert.

En strukturert tilnærming på forbedringsarbeid inkludert kommunikasjon:

Målgrupper (hvem skal informeres)

Målgruppene til Klubben er:

Målgruppene til Klubben er:

•  Medlemmer, inkl. æresmedlemmer
  • Utøver
  • Trener
  • Støtteapparat
  • Foreldre
  • Tillitsvalgte (leder og styre)
  • Grupper
• Sponsorer (eksisterende og potensielle)
• Idrettskretsen
• Vestfold Fotballkrets
• Andre idrettslag
• Idrettsrådet
• Potensielle nye medlemmer og utøvere

Kommunikasjonskanaler (hvordan informere)

Muntlig

• Møter
  • Årsmøte
  • Trenerforum
  • Laglederforum
  • Årgangslederforum
  • Foreldremøte
  • Medlemsmøter
  • Temamøter
  • Prosjektmøter

Telefon

Skriftlig

• Brev
  • Brevveksling benyttes når det er krav om skriftlig underskrift på dokument, eller ved særlige tilfeller hvor det anses som hensiktsmessig. All annen brevveksling bør foregå elektronisk.
• Informasjonsmateriell
  • Årsberetning: Naturlig å utgi i papirformat alene eller sammen med en elektronisk versjon.
  • Flyers og brosjyrer: Kan benyttes i nærmiljøet for å synliggjøre verdier og visjon mm.
  • Klubbens Web-side
  • Fotball.no
  • Treningsøkta.no
  • Sosiale medier (kan bruke FB til årgangsinfo, offisiell info fra EIK finnes på klubbens nettsider)
• Media
  • Klubben kan benytte seg av slike kanaler ved store enkeltsaker med høy viktighet for klubben.
  • Henvendelser fra media relatert til sport frontes av Sportslig Leder. Sportslig koordinator Unified, damer og herrer kan fronte sportslige saker knyttet til eget lag.
  • Banemester og anleggsleder uttaler seg i forhold til eget ansvarsområde.
  • Alle øvrige henvendelser fra media, herunder økonomi, strategi og overordnede planer skal rutes til Styreleder.

Elektroniske

• E-post
  • Saksbehandling: Ved saksbehandling kan e-post brukes som en effektiv kommunikasjonskanal.
  • Nyhetsbrev: Elektronisk nyhetsbrev benyttes når medlemsinformasjon skal hurtig ut til medlemsmassen. Nyhetsbrevet bør også publiseres på idrettslagets hjemmeside.
• Hjemmeside
  • Hjemmesiden kan brukes til å samle all informasjon om idrettslaget og fungerer som en database hvor en kan hente ut viktig informasjon som møtereferat, klubbhåndbok, kampoppsett og liknende.
  • Hjemmesiden skal også brukes som en god rekrutteringsplattform gjennom å informere nye brukere om idrettslagets aktivitetstilbud, visjon, verdier og virksomhetside, kontaktinformasjon og likende.
  • Facebook, Twitter, YouTube og Instagram.
  • Klubben er aktiv på flere sosiale medium, men det stilles krav til oppfølging for at det skal fungere som en god informasjons og kommunikasjonskanal.
  • Årgangsider på Facebook administreres av Årgangsleder. Kun personer med direkte tilknytning til Årgangen skal kunne bli medlem
  • Styret skal ved anmodning få tilgang til alle klubbens facebook grupper.
  • Kan benyttes til å markedsføre aktiviteten i klubben og poste viktige nyhetssaker.
  • Bilder fra klubbens arrangement kan postes på facebook.
  • Det er ikke anbefalt å bruke sosiale medier som diskusjonsforum da dette krever høy oppmerksomhet og potensielt kan utvikle debatter som har en negativ innvirkning på Klubbens omdømme.

Klubbdrift og rutiner

Politiattest

Politiattest skal avkreves av personer som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Vi skal som minimum ha attest fra årgangsledere, trenere og lagledere.

Link til Informasjon om politiattestordningen www.idrett.no/politiattest

Kontingenter, avgifter og medlemskap

Innkreving av medlemskontingent skjer via Rubic.

Det senders elektroniske betalingskrav til medlemmene, noe som gir enkel oversikt over utsendelser og rimeligere innkreving av kontingenter.

På klubbens hjemmeside ligger en oversikt over hva medlemskontingenten og treningsavgiften koster.
Medlemskontingent sendes ut på våren, mens treningsavgift sendes på vår og høst.

Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Kontingenten skal betales for hvert enkelt medlem.

Årsmøtet kan vedta ulike typer kontingenter, for eksempel for barn, ungdom, voksne. Familier med flere barn får rabattert treningsavgift.

Alle skal registreres med navn, fødselsdato, adresse og e-post, da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap. Treningsavgiftene fastsettes av gruppene på bakgrunn av faktiske kostnader med aktiviteter.

Forsikring

Fotballforsikringen inkluderer fotballspillere i alle aldre.

For spillere under 12 år er det et krav om at spillerne er registrert som medlem av en fotballgruppe / fotballklubb tilknyttet Norges Fotballforbund. Spillerne vil dermed også være dekket ved utøvelse av organisert aktivitet i øvrige idrettslag som er medlem av Norges Idrettsforbund.

Dette betyr at alle fotballspillere, uavhengig av alder og nivå, har samme dekning under grunnforsikringen.

Spillere som har fylt 12 år må være registrert i FIKS som aktive med lagsforsikring inneværende sesong for å være dekket av forsikringsordningen.

For detaljer les mer her på www.fotball.no/nff/fotballforsikring

Arbeidsgiveransvar

Bruk av klubbhus og anlegg

Klubbhus

Klubben skal tilrettelegge for at barn og ungdom møter fotballhverdagen uke etter uke med gode opplevelser. En tilrettelagt aktivitet tar hensyn til spillerens ståsted og ønske om aktivitetsnivå. Mer aktivitet betyr at klubben tilbyr mye aktivitet for de spillerne som ønsker det. Bedre aktivitet handler om å heve kvaliteten på tilbudet vi gir til både spillere som vil trene mye og de som vil ha lavere aktivitetsnivå.

Utleie og bruk av klubbhuset

Baner

EIK har 2 kunstgressbaner og en rekke gressbaner i tillegg til gamle hovedbane i gress. Baneoppsettet revideres ukentlig gjennom hele året.

På vinterstid er begge kunstgressbaner åpne, takket være dugnadsgjengen av «traktorkjørere».

Faste arrangementer

Arrangementene kan være mange;

Arrangementene kan være mange;

• TINE Fotballskole siste uken i juni
• Eat Sleep Move i mai
• Lørdagstrening på tvers av aldersgrupper og kjønn
• keepertrening på tvers av aldersgrupper og kjønn
• Høstcup 13-18 år i september
• + en rekke andre arrangement i løpet av året

Informasjon om dommere

Det er behov for flere dommere, og det er klubbenes ansvar å rekruttere dem. Kretsens oppgave er å gi utdanning gjennom kurs. Et av NFFs mål er å sikre norsk breddefotball et tilstrekkelig antall dommere ved å rekruttere flest mulig og beholde disse lengst mulig. Samtidig skal dommere med ambisjoner gis utviklingsmuligheter.

Med visse aldersbegrensninger kan alle som ønsker starte som klubb- eller rekrutteringsdommer. Som klubbdommer kan en dømme kamper i egen klubb, mens en som rekrutteringsdommer settes opp som dommer i kamper i kretsen.

Å være dommer kan være en ensom jobb. Det er derfor viktig å skape et godt dommermiljø hvor dommerne føler seg viktige og som en naturlig del av klubbmiljøet. Gi dem utstyr og oppfølging. Oppfølging og veiledning på feltet vil være viktig for at dommere skal føle større trygghet, samtidig som de får økt sin kompetanse.

For rekrutteringsdommere vil kretsene organisere veiledningen, mens det for klubbdommere er klubbens oppgave. Samlinger med dommerrelaterte tema er med på å skape et dommermiljø. Det kan også være verdifull læring for spillere og trenere.

Dommerkontakten er en rolle i klubben som er viktig for å legge til rette for dommerne i klubben.

Det er flere fordeler med å etablere et stort og godt dommermiljø i klubben.

Det er vanlig at det arrangeres et årlig klubbdommerkurs i klubben, gjerne i forkant av sesongoppstart.

• Femmer- og sjuerkampene dømmes av skolerte dommere.
• Dommerne vil skolere lagene på regelsiden.
• Oppgaven med å skaffe dommere til kampene blir lettere.
• Lagledere og trenere trenger ikke å dømme, og kan konsentrere seg om å lede laget sitt.
• Turneringer som klubben arrangerer dømmes av skolerte og gode dommere i dommerdrakter.
• Klubben kan slippe unna gebyer for manglende antall dommere.

Retningslinjer knyttet til materiell

Sport 1 Revetal er klubbens samarbeidspartner. Hummel er utstyrsleverandør. Klubben spiller i hvitt og sort, med sorte strømper.

Materialforvalter gir mer informasjon og sørger for at hvert lag har førstehjelpsskrin og passende drakter, samt baller, kjegler.

Økonomi – plan for økonomistyring

Styret etablerer et avdelingsvis inntekts og kostbudsjett som det voteres over på klubbens årsmøte i februar. Samlede inntekter er i overkant av 5 millioner kroner.

Regnskapet føres kontinuerlig og det rapporteres månedlig.

Det er etablert en myndighetsmatrise i forhold til beløpsgrenser for driftskostnader. Investeringer skal uten unntak godkjennes i klubbens styre.

Drift (budsjettert)

Rutiner for bilagshåndtering

Inngående fakturaer, reiseregninger, øvrige bilag sendes :

• Allianseidrettslaget: eikail@ebilag.com
• 871: fkt@ebilag.com

Lagsdugnad

Innsamling av flaskepant ofte brukt som en dugnad av de lagene våre som skal på cup. Her er det viktig at vi samarbeider og ikke løper i beina på hverandre. Her er noen felles kjøreregler:

1. 1. Det er ikke fritt frem, det skal meldes fra til kontoret (post@fkeiktonsberg) som sjekker om datoen er ledig og registrerer datoen du ber om. Det er to hovedgrunner til det: en at vi ikke skal gå i bena på hverandre og to at klubben skal kunne bekrefte/avkrefte at vi er ute og samler inn.
   2. Lagene våre som skal på førstkommende Norway og Dana Cup prioriteres først. For å få redusert egenbetalingen. Det kan også bli benyttet av andre i klubben dersom man vil gjøre en spesiell aktivitet som ikke klubben dekker og man dermed kan ha behov for dugnadsinntekter for å holde egenbetalingen nede.
   3. Når flaskene er pantet skal pengene settes inn på egen konto og overføres til Eik med forklarende merking. «Flaskepant G12» kto nr: 2400 07 01617,
      Årgangen må selv holde regnskap på hva de har av midler på konto. Både forklarende merking og regnskap er viktig her. Spørsmål her kan rettes til økonomikoordinator: Morten Adolfsen – morado@online.no

Innsamlinger og dugnader skal ligge i Årshjulet

Sponsormidler

Avtale om fordeling av sponsormidler

Det er naturlig at 871 er den kommersielle drivkraften i klubben og modellen for inntektsfordeling legges som følger :

• Samtlige sponsoravtaler i 871 og Ail fordeles etter brøk 65% til 871 og 35% til Ail.
• Fordeling og utjevning av brøken gjennomføres fortløpende igjennom året.
• Det legges til rette for at en bidragsyter kan komme med innspill på hvor de ønsker å ha sin eksponering av skilt. (Eik eller Gressbanen)
• Alle kommersielle avtaler skal være tilgjengelig i klubbens dokumentsystem på tvers av avdelingene til enhver tid.

Løpetid:
Overstånde fordeling er gjeldende for ett år av gangen fra signering og skal enten forlenges av styrene i 871 og Ail til samme fordeling om det er enighet om det eller reforhandles om en av partene ønsker det. Første tidspunkt for forlengelse eller reforhandling er 01.04.24 og reforhandling må varsles styret innen utgangen av måneden før. En endring i brøken vil være en naturlig diskusjon ved opprykk og dermed større omsetning i 871.

Hva inngår i felles sponsorer og markedsmidler:

•  Samtlige sponsorkontrakter som inngås med FK Eik Tønsberg Ail eller 871 uavhengig av hvor profileringen finner sted.
• Optimistpakker som er inngått med 871 for bedrifter og privatpersoner.
• Øvrige nye prosjekter som startes som vil kunne defineres som sponsormidler

Hva inngår ikke i felles sponsorer og markedsmidler.

• Inntekter fra folkets kamp som er definert som billettinntekter 871
• Inntekter knyttet direkte til arrangementer som Cuper, Fotballskoler eller kamper hvor hver enkelt arrangement f.eks vil kunne ha en navnesponsor eller kampsponsor.

Styrene:
Avtalen er styrebehandlet og vedtatt på både 871 og Ail sitt styremøte og protokollført.

Rekrutteringsplan

Utdanning/kompetanse

Norsk fotballs enorme aktivitetsomfang skaper behov for svært mange frivillige som bekler ulike funksjoner. Jo bedre kvalifiserte disse er, desto bedre fotballaktivitet vil klubben kunne tilby barn og ungdom, gutter som jenter. Kriteriene for utdanning/kompetanse på nivå 1 i kvalitetsklubbsystemet gir følgende føringer:

Lederkompetanse er et avgjørende for god styring av klubben. NFFs lederkutdanningsstige sikrer fotballspesifikk lederkompetanse til håndtering av utfordringer i styrevervet.

Årshjul/aktivitetskalender

Årshjul

Utmerkelser

Statuter for Æresmedlemskap og Gullmerke ble vedtatt på Årsmøte 2022

Statutter

Bolla pris deles ut til gutt, jente og spiller i unified etter egne vedtekter, se vedlegg.

Trygg på trening

Beredskapsplan for håndtering av mistanke om seksuelle overgrep mot barn.

Målet med denne beredskapsplanen er å bidra til å forebygge og avdekke seksuelle overgrep mot barn som er tilknyttet FK Eik Tønsberg.

Les mer: Beredskapsplan idretten

Les mer: Etiske retningslinjer

Samfunnsansvar

Vi skal være en klubb som forankret i trygge rammer og med kompetente og ansvarlige ledere har et sportslig tilbud til barn og unge, uavhengig av om ambisjonene er å ha det gøy med fotball sammen med gode venner, eller om målet på sikt er å bli god nok for en større klubb enn vår.

Ansvarlige ledere skal ha et våkent øye for de utfordringer barn og unge i dag kan møte, slik at klubben kan bli et supplement og en bidragsyter med tanke på de oppgaver som foreldre og skole har i de unges oppvekst. Når utfordringer oppstår, skal vi søke god og konstruktiv dialog med de unges foresatte.

Vi skal legge til rette for at mangfold kan blomstre og at alle skal trives og bli respektert, uavhengig av kjønn, legning, hudfarge, religion, nasjonalitet eller ferdighet.

Til de som trenger en arena og en møteplass der det sosiale spiller en minst like stor rolle som den sportslige aktiviteten, har vi en veletablert Unified-avdeling. Klubben arbeider for tiden også med å etablere en avdeling for Gatefotball, noe som etter planen skal være på plass i løpet av 2023.

Klubbens bredde av tilbud innebærer at alle unge skal få mulighet til å utvikle ferdigheter og oppleve mestringsfølelse. Ferdigheter både på det sportslige og sosiale plan. Mestringsfølelse uavhengig av ambisjonsnivå eller ferdigheter.