Hjemme-kamper

1. Kampgjennomføring

1.1 Parkering

Rundt Tønsberg Gressbane er det marginalt med parkeringsmuligheter. De plassene som er der, prioriteres til buss for gjestende lag, egne spillere, presse og funksjonærstab. Parkering skjer primært på parkeringsplass mellom blokkene på Solvang og Hortensveien.

Parkering for publikum foregår langs veiene/gatene inn mot Gressbanen/Greveskogen, hvor FK Eik Tønsberg foreløpig ikke vil ta noe ansvar.

Tid: Klargjort senest 2 timer før kampstart. Ca 1,5 time før kampstart kommer både hjemmelag og gjestende lag til Gressbanen.

1.2 Buss gjestende lag

Det avsettes plass til busser. Når bussen ruller inn, bør det være en representant fra FK Eik Tønsberg som kan ta i mot våre gjester. Gjestende lags busser bør, dersom tilgjengelighet for parkeringsplasser tillater, plasseres like utenfor TFK Arena.

1.3 Presse

Det bør avsettes og merkes plass til presse

1.4 Egne spillere og funksjonærer

Siden dette er de første som ankommer Gressbanen, er det naturlig at diss får plassene nærmeste Gressbanen.

Det må være en dedikert person som har kontroll på dette, samt stoppe og anvise bilder til parkeringsplasser dersom det er fullt ved Gressbanen.

1.5 Avtale med Tønsberg parkering

Ansvarlig kontakter Tønsberg Parkering torsdag før hjemmekamp på tlf. 33 34 89 60 for å sjekke at det er greit at de ikke foretar kontroller på gressbanen på kampdag

2. Mottak gjestende lag

FK Eik Tønsberg ser det som viktig at vi tar imot våre gjester på en skikkelig måte.
Tid: Når bussen med gjestende lag ankommer (ca 1,5 time før kampstart)

2.1 Arbeidsoppgaver

• Ønske dem velkommen til Tønsberg og Tønsberg Gressbane
• Vise dem deres garderober
• Overlevere fribilletter og evt VIP-adgangskort
• Gi dem et telefonnummer de kan ringe dersom det er noe de har behov for hjelp til.

3. Arenaen

For at forholdende på bane og rammen rundt skal være så nært optimalt som mulig, er det noen viktige elementer som må oppfylles.

Tid: Skal være klargjort senest 1 time før kampstart

3.1 Banen

• Banen skal sloddes (primært på tvers) i god tid før kampstart.
• Få uvedkommende ut av banen.
• Sjekke at sideportene er åpne, da dette er rømningsveier.
• Åpne alle toaletter.

3.2 Mål

• Mål og målnett som skal benyttes i kampen skal sjekkesAlle mål som ikke benyttes skal bort fra sikkerhetssonen
• Hjul på målburene må fjernes
  • Hjulene på målene som skal brukes i kampen må fjerne (iht. NFF reglement).
  • NB: Husk å sette dem på igjen etter kampslutt

3.3 Flagg

• Flagg skal heises foran Gressbanen kampdagen
• Flagg skal henges på flaggstenger på østre langside senest 1 time før kampstart
• NB: Flaggene må fires og legges pent sammen umiddelbart etter kampslutt. Dette utføres av Oseberget.

3.4 Lys

• Sammen med Tønsberg Kommune sjekke at banelysene holder tilfredsstillende krav.
• I kampsammenheng er det full styrke som gjelder.

3.5 Garderober

Både hjemmelagets, gjestende lags og dommergarderober skal være rengjort og klargjort senest 1 ½ time før kampstart.

3.6 Skade- og dopingkontrollrom

• Den ene garderoben som ligger ved spillertunellen, skal stilles til disposisjon som behandlingsrom dersom det oppstår alvorlig skade på spillere.
• Den andre garderoben som ligger ved spillertunellen, skal stilles til disposisjon dersom det kommer krev om dopingkontroll. Da må det kjapt fremskaffes noen flasker vann fra kiosken.

3.7 Vrimlehall

• Toalettene i vrimlehall skal låses opp og være rengjorte
• Lys i hele vrimlehallen må slåes på.

3.8 Tribunen

Tid: Skal være klargjort senest 1 time før kampstart

Før kampen:

• Skal tribunen gås gjennom og søppel og andre uønskede elementer være fjernet
• Skal det settes opp sperreband for å avgrense området for VIP
• Etter kampen:
• Skal tribunen gås gjennom og søppel og andre uønskede elementer være fjernet og fylles i søppelcontainer. Her har G16 ansvar.
• Skal sperreband for å avgrense området for VIP fjernes

4. Sikkerhet

Det skal være hyggelig og sikkert å gå på fotballkamp på Tønsberg Gressbane. Derfor må vi i FK Eik Tønsberg gjøre alt som står i vår makt for å tilfredsstille dette.

Tid: Personell skal være fordelt senest 1 time før kampstart

4.1 Kontroll ved inngang

Dersom mistanke om uregelmessigheter (pyro, flasker/bokser):

• Visuell sjekk av publikum ved ankomst
• Kroppsvisitasjon dersom store mistanker knytter seg til dedikert publikum

Antall: 1 i hver port

4.2 Kontroll på hjemmesupportere

Det bør hele tiden være observant personell bak hjemmesupporterne. Dersom det oppstår situasjoner, skal ekstra hjelp tilkalles FØR man går inn i situasjonen.

Inngang og plassering på tribunen: Mot sør

Antall: 1

4.3 Kontroll på bortesupportere

Denne gruppen kjenner vi lite til, og derfor bør man også her han en person som observere deres ”handlemønster”. Dersom det oppstår situasjoner, skal ekstra hjelp tilkalles FØR man går inn i situasjonen.

Inngang og plassering på tribunen: Mot nord. Må merkes i vrimlehallen.

Antall: 1

4.4 Spillertunnelen

Sammen med dommeransvarlige, skal det også være vakter i spillertunellen. De skal være medhjelper dersom dommer trenger assistanse av banen i pausen eller etter kampslutt. De skal også være bårebærere dersom noen må bæres av banen. Viktig å merkes seg at det er dommeransvarlige som avgjør tiltak i begge tilfellene.

Antall: 2

4.5 Kontroll av personell som skal på VIP-tribunen

Ved hver oppgang til VIP-tribune, skal det være vakter som ser til at ingen uvedkommende kommer opp dit fra tribunen. Alle som skal dit, skal ha akkreditert VIP-kort.

Antall: 2

4.6 Kontroll av sitteplasser for årskort

Over inngang B og C skal det være 2 vakter som ser til at de som kommer opp på de 3 øverste radene på hovedtribunen, faktisk HAR sesongkort. Disse skal også se til at det ikke setter seg uvedkommende på pressebenken. Presseansvarlig overtar det ansvaret (for pressebenken) 10 minutter etter kampstart. Disse skal også være vakter over spillertunell og se til at det ikke befinner seg noen personer der ved kampslutt.

Antall: 2

4.7 Hindring av personell foran innbytterbenk

Det skal under ingen omstendigheter være noe publikum som skal nede på banenivå under kampen. De skal også hindre at folk går foran innbytteboksene under kampen. Eventuelle spillere/lag som skal spille etter FK Eik Tønsberg, skal gå gjennom spilleinngang (på sørsiden av bygget).

Antall: 2 (1 på hver side av innbytteboksene)

4.8 Covid-kontroll og henvisning

Mens dette ennå foreligger krav som tiltak i forbindelse med pandemien, skal sikkerhetspersonell medvirke og kontrollere/henvise publikum til plasser som kommer inn under disse bestemmelsene.

5. Speakertjeneste

En god speakertjeneste setter en ekstra spiss på arrangementet. Også her er forberedelse et stikkord.

Tid: Personell skal være til stede senest 1 time før kampstart

5.1 Obligatorisk informasjon

• 30 min. før kampstart:. Musikk og eventuell underholdning (10 min. underholdning)
• 15 min.: Opplesning av tabell, resultatservice spilte kamper
• 10 min.: Dagens kamper + Tippekuponger
• Speakerspot CD – Det er enighet om at det spilles en FKT sang og en EIK sang.
• 5 min.: Innmarsj lagene med fanfare
  • NB: Signal fra spillertunnel
  • Tønsberg-sangen spilles
• Når lagene er på banen – Presentasjon av:
  • Gjestende lag
  • Hjemmelag
  • Dommere og assistentdommere
  • Dagens ballgutter/-jenter
• Scoringsservice fra dagens kamp og andre kamper.

5.2 Pause

Banespeaker tar et kjapt intervju med hjemmelagets trener før han går i garderoben.

5.3 I andre omgang

 Informasjon om dagens tilskuerantall.

5.4 Like før kampslutt

Speaker ber publikum å ta med seg søppel og kaste i dertil egnede søppelbøtter.

5.5 Generelt

Kjøreplan, pauseinnslag osv. settes opp sammen med Arrangementssjef.

6. Oppdatering til NFF og Norsk Tipping

NFF og Norsk Tipping skal holdes oppdatert forløpende om alle hendelser.

Tid: Skal være oppkoblet senest 15 min før kampstart

6.1 Obligatorisk og fortløpende informasjon

Følgende skal forløpende meldes inn:

• Kampstart
• Lagoppstilling
• Scoringer
• Gule og røde kort
• Bytter
• Pause
• Start 2. omgang
• Kampslutt og sluttresultat

7. Pressekontakt

Pressen ønsker ofte info fra FK Eik Tønsberg før kamp og i noen tilfeller pressekonferanse/intervju etter kampen. Det er viktig at denne personen har godt oversikt og enkelt kan skaffe tilveie trener, spillere eller styret.

Tid: Skal være til stede i god tid før kampstart.

7.1 Viktige arbeidsoppgaver

• Informere pressen i god tid før kampstart
• Info om neste kamp, hva klubben tenker, coronavettregler for publikum samt hvordan enklest komme seg inn på banen mtp billetter etc etc
• Skaffe til veie trenere og spillere til evt. pressekonferanse/intervju etter kampslutt
• Etablere evt. Mix-zone

7.2 Viktige arbeidsoppgaver

I 2021 skal Daglig leder/ansvarlig som pressekontakt ta kontakt med Tønsberg Kommune for å stenge Tønsberg Gressbane for andre aktiviteter inntil 1,5 time for kampstart.

8. Ansvarlig for pressen

Dette ansvarsområdet skal gjøre arbeidsforholdene så nært opp til optimalt som mulig. Dersom forholdene legges godt til rette for denne gruppen, vil de alltid ha et godt forhold til klubben og arrangementet.

Tid: Skal være klargjort senest 1 time før kampstart

8.1. Viktige arbeidsoppgaver

• Låse opp og kontrollere pressebokser (rent og ryddig på bord og stoler)
• Sjekke pressetribunen/TV plattformen
• Akkreditering presse

Når alt er i orden, skal presseansvarlig være tilgjengelig i resepsjonsområdet frem til døren låses ved kampstart. Alle journalister skal skrive seg på lista (med forståelig skrift) og få beskjed om at de må bære utdelte akkrediteringsbevis synlig til enhver tid. For fotografer som skal på indre bane gjelder også innskrivningen som kvittering for fotovest. Journalister kan logge seg på FK EIK Tønsbergs trådløse nettverk uten passord.

Vis journalister og fotografer hvor toalett, bokser og pressetribune er. Speaker, sikkerhetsansvarlig og Tønsbergs Blad har faste bokser, de resterende er det opp til presseansvarlig å fordele etter skjønn.

Pressebevis skal fremvises for akkreditering. Journalist/fotograf e.l. må være tilknyttet et medie som har til hensikt å dekke den aktuelle kampen. Presseansvarlig har rett til å bortvise de som åpenbart ikke er på kamp i jobbsammenheng.

• Gi ut informasjon om lagene (lagoppstillinger etc)
• Kontroll på pressebenker fra 10 min. etter kampstart (ingen uvedkommende der)
• Service under kampen
• Mens kampen pågår, skal presseansvarlig være tilgjengelig for spørsmål fra pressen.
  Skal det stå en flaske mineralvann og/eller kaffe i presseboksene?

Etter kampen
Få tilbake fotovester og eventuelt annet utlånt utstyr, og huk av for dette på listen. Gå gjerne ned på banen og samle inn vestene. Legg listen til Dag og legg vester i esken. Sjekk at presseboksene og pressetribunen er ryddet og at det ikke er gjenglemt utstyr.

Generell info
All presse kan benytte samme fasiliteter som VIP, altså får de gratis brus, snacks etc som er satt frem, og kan benytte kaffemaskinen. Ønsker de noe utover dette kjøper de det på samme måte som andre i VIP-avdeligen (opplys gjerne om at en pølse koster kr 10,-).

Integritet
Presseansvarlig skal ikke uttale meninger (eks om kampen, dommer etc) til journalister. Dette er opp til klubbens ledelse og/eller trener/spillere.

9. Dommeransvarlige

Vi vil også at dommere som kommer til Tønsberg Gressbane skal ha en positiv opplevelse.

Tid: Skal være til stede når dommerne ankommer, senest 1 ½ time før kampstart

9.1. Ansvarsområder

• Dommerne skal ha kaffe, frukt og/eller alternativ mat og mineralvann tilgjengelig i dommergarderober før kamp Dette klargjøres av kiosken og kan hentes der.
• Hovedansvar for dommernes sikkerhet.
  • Herunder ha ansvar for at dommer og assistentdommere kommer seg i garderoben uhindret og uten uheldige omstendigheter både i pausen og etter kampslutt
  • Dersom behov, er de to vakter til disposisjon i spilletunellen som kan hjelpe til. Rune/Sigmund beslutter når dette skal tre i kraft.
• Låse og låse opp garderober (både gjestende lag, hjemmelag og dommergarderobe)
• Kopiere lagoppstilling til presse, speaker og lagene.
• Når dommerkortene er ferdige, tas dette med opp i TFKs klubblokaler og kopieres til speaker og presse
• Kopiere kamprapport til begge lag etter kampen. Dommer beholder originalen selv.
• Hovedansvar for sykebåre. Har 2 medhjelpere til disposisjon. Rune/Sigmund beslutter når båre skal inn.
• Oppgjør dommere. Dette gjøres opp via FIKS.
• Ha det operative ansvaret for innbyttetavle når det ikke er 4.dommer til stede.

10. Medisinsk støtteapparat

Til NM-cupen mot Odd må vi ha stevnelege til stede, som skal stilles til disposisjon for begge lag.

Tid: Skal være til stede når lagene ankommer, senest 1 time før kampstart og kan ikke forlate arenaen før
det er klarert med lagenes fysioterapeut, inntil 30 min etter kampslutt.

10.1 Ansvarsområder stevnelege

Stevnelege skal bistå medisinsk personell (les. Fysioterapeut) så vel hjemme- som gjestende lag dersom det oppstår alvorlige skader eller hendelser av alvorlig slag. Dersom gjestende lag har med seg egen lege, bortfaller ansvaret for de, men fortsatt gjelder det for hjemmelaget.

Legen skal være synlig med hjelp av vest som initierer hvem dette er.

Siden det på slike kamper ikke er krav om publikumslege, kan denne også bli tilkalt dersom det skjer alvorlige hendelser på tribunen. Lege må derfor være lett synlig og tilgjengelig, gjerne i spillerutgangen.

Bør ha sykompetanse og tilsvarende materiell tilgjengelig.

Stevnelege skal også se til at det finnes tilgjengelig båre og at hjertestarter er lett tilgjengelig (er oppmontert i spilletunellen).

10.2 Ansvarsområder fysioterapeut

FK Eik Tønsbergs fysioterapeut skal bistå hjemmelaget mht skader som måtte oppstå.

Dersom gjestende lag ikke har med sin egen fysioterapeut, er det en uskreven regel som tilsier at han/hun også bør bistå ved skade eller andre hendelser på gjestende lag.

Til ordinære 3. divisjonskamper er det tilstrekkelig med fysioterapeut.

11. Ballhentere

For alle fotballkamper er det meget hyggelig dersom man kan stille med ballhentere, slik at fotballer som kommer utenfor spilleflaten raskt kan komme i spill igjen.

Tid: Skal være fordelt senest 15 minutter før kampstart.

Se for øvrig retningslinjer under vedlegg

12. Kiosk

Tid: 2 timer før kampstart.

Antall: 9 stk per kamp.

12.1 Ansvarsområder

Hente frukt på Bama fredag (avtale må lages, klokkeslett avtales) evt. kjøpe på Meny på Eik, idrettsfrukt.

• Skjære opp frukt og sette i garderober (dommer, hjemme og bortelag)
• Kaffe, vann i garderobene (tilgang til isbiter på varme dager)
• Gå igjennom garderobene og sjekke at alt ser bra ut.
• Bestille varer til kiosken

13. VIP

Tid: 2 timer før kampstart for klargjøring. Gjester kommer 1 time før kampstart.

Definisjon VIP: Sponsorer + styrene i 871 og AIL

13.1 Ansvarsområder

• Gjøre istand servering av (pølser), kaffe, (brus), frukt, sjokolade (Steinar). Smittevern hensyntas.
• Sponsorer og samarbeidspartnere ønskes velkommen (Nick/Daniel)
• Trener/-e kommer bort og gir en kort status om kampen som skal spilles (Daniel)
• Invitasjon sendes torsdag (Nick)
• Informere om VIP sitteplasser/egen inngang.
• Låne klubbhuset til TFK/Nøkkel (Daniel)
• Servering av kaffe i VIP området under kamp/pause

14. Billetter

Tid: 2 timer før kampstart.

Pris kr. 100,-

Barn u/16 år og spillere i FK Eik Tønsberg-tøy er gratis.

14.1 Ansvarsområder

120 minutter før kamp:

• Sjekke billett-telefoner at de har strøm og testkjøre digitale billettsystem
• Gjøre klar media, NFF opptellings ark
• Gjøre klar VIP opptellingsark
• Nullstille telleapparater

90 min før kamp:

• Levere ut billett-telefon til VIP, VIP opptellingsark, TFK klubbhus.
• VIP ansvarlig har en person i døra. Foreta registrering frem til 10 min ut i kampen

80 min før kamp

• Samle billettvakter på utsiden av kiosken. Kort breifing om billettsystemet, kortterminaler, penger, telleark og billettsluser. Bortelagsbilletter mm
• Utplassering og test

Portene åpnes 60 min før kamp.

20 min etter kampstart.

• Alle portene åpnes. Rømningsveier.
• Opptelling av tellesystemer og levere antall tilskuere til speaker.
• App’en må klargjøres til billettsalg
• Samkjøres med Inngang/vakter
• Billetter til bortesupportere, 20 stk
• Alle tilskuere må registreres. De som har kjøpt billett på app’en er ok, de andre må QR registreres pga smittevern. Har de ikke mobil så må det skrives ned for hånd.

15. Media/kommunikasjon

Tid: Onsdag/torsdag før kamp

15.1 Ansvarsområder

• Nyhetsbrev ut til sponsorer/samarbeidspartnere/andre
• Legge ut sak på hjemmeside
• Legge ut sak på Facebook
• Lage Facebook arrangement
• Kontakte Tønsbergs Blad
• Kontakte NRK (ved behov)

16. Supportere

Tid: 1 time for kampstart

16.1 Ansvarsområder

• Sperrebånd og tape for områder (bortesupportere, kohorter etc)
• Billetter, kontakte motstanderklubb, oppfordre til billettkjøp på app’en.
• Ankomst supportere, møtes av sikkerhetsansvarlig (Morten Skarpås) 2 timer før kamp.

17. Reklame/sponsorer

Tid: Info, primært «Stang Inn» og annen info torsdager før kamp

17.1 Ansvarsområder

• Sørge for at skilt som er bestilt for nye sponsorer henger oppe
• Invitere sponsorer til VIP før kamp

18. Prebrief og evaluering

For at man skal ha muligheter til å omrokkere litt dersom uforutsette ting oppstår, er det satt av ca 10 – 15 minutter før kamp til en prebrief med ansvarshavende. Oppsummering etter kampslutt gjøres via mail i etterkant, men relativt kjapt mens det ennå er ferskt i minne.

18.1 Prebrief

Følgende hovedelementer tas opp i møte før kampen:

• Parkering
• Mottak gjestende lag
• Teknisk
• Ballhentere
• Teknisk
• Sikkerhet
• Publikumsservice
• Presse
• Dommere
• Eventuelt

Her møter leder for hvert ansvarsområde + 1 styrerepresentant.

Tid: PRESIS 90 MINUTTER før kampstart i TFKs lokaler (VIP-lokalene)

19. Vedlegg

Vedlegg 1: Arbeidsoppgaver vakter

Krav/forventninger til vakter:

• Vaktene må være over 18 år, og vil bli uniformert i vaktvester!
• Antall vakter: 15 stk.
• Vaktene må møte senest 1,5 time før kampstart!
• Alle får dedikerte områder de har ansvar for.

Vedlegg 2: retningslinjer ballhentere

Ballhenterne må være på plass foran spillerutgangen senest ½ time før kampstart.

Ballhenterne må være over 10 år.

Ballhenterne møter ved spillertunnelen eller annet avtalt sted senest en halv time før matchstart. Der vil de bli møtt av den ansvarlige fra vår side, som vil gå gjennom rutinene med dem. Vi understreker at dette ikke på noen måte er en krevende oppgave, og vi vektlegger også opplevelsen dette kan og bør være for dem.

Optimalt antall ballhenterne er et sted mellom 8 og 10 stykker. De viktigste sider av spillebanen vil være motsatt langside av tribunesiden, samt bak kortlinjene. Dersom det er mange nok, ønsker vi også å dekke opp langs tribunesiden, men det er altså de tre andre sidene som er de viktigste.

Viktig!
Ballhenterne skal under kampen stå bak reklameskiltene, det er ulovlig å oppholde seg foran disse. Unntaket er når ballen skal legges på toppen av de røde balltårnene ved hvert mål. Vedkommende ballhenter skal etter å ha plassert ballen, straks gå bak gjerdet (reklameskiltene).

Det er ønskelig at ballhenterne stiller opp med noenlunde jevn avstand mellom seg.
Det understrekes at dette er en ”jobb”, og det ønskes at ballhenterne følger så godt som mulig med i kampen, slik at ballen kan settes hurtig i gang etter at den har vært over linjene.

Ballene som er i bruk under kampen skal IKKE brukes til lek og ”hæpping”, den skal legges på plass umiddelbart, dette gjelder de ballene som skal legges i nevnte tårn ved målene.

Ballhentere under FK Eik Tønsberg sine hjemmekamper bør ikke være under 10 år. Dette fordi det i utgangspunktet er en viktig jobb de skal gjøre, samtidig er vi opptatt av det også skal være en positiv opplevelse for dem. Derfor er ikke dette noe ufravikelig krav, men ment som en rettesnor og et ønske fra vår side. Vi oppfordrer derfor de samarbeidende klubber til å bruke en viss grad av skjønn i utvelgelse av ballhentere.

Dette er ment som en veiledning til klubbene for hvordan vi ønsker ballhentertjenesten.